Aujourd’hui, les personnes postulant pour des postes dans les entreprises attendent que leur candidature soit validée. Une fois faits, les recruteurs ont tendance à leur envoyer un mail pour connaître leur disponibilité. Cependant, la majorité des personnes recevant ce mail ne sait pas comment répondre pour que le recruteur leur convive à un entretien d’embauche. Pour apporter une aide cruciale à ces personnes, nous mettons à leur disposition des exemples illustratifs de mail de réponse pour donner ses disponibilités pour un entretien. Le sujet sera abordé davantage dans la suite de cette rédaction.
Quelle est la procédure à adopter pour donner ses disponibilités par mail pour un entretien ?
Depuis plusieurs années, les personnes cherchant de l’emploi ont tendance à bien travailler leur curriculum vitae. Ceci est fait dans le but d’impressionner le recruteur. Cependant, après que leur candidature a été retenue, elles reçoivent en général un mail qui confirme la décision du recruteur. Une fois reçu, le recruteur se charge de programmer un entretien d’embauche avec les profils sélectionnés. Les personnes se trouvant dans le lot doivent maintenant exposer leur disponibilité par mail pour un entretien. De même, certaines d’entre elles ayant déjà postulé à plusieurs postes à la fois ont tendance à rédiger la réponse d’un mail pour un entretien. De cette manière, elles ne sont plus stressées et pourront faire bonne impression auprès du recruteur.
Pour y arriver, vous devez commencer par manifester toute votre joie. Tâchez de répondre à l’e-mail de votre futur employeur avec courtoisie. En général, la dernière phrase du message envoyé par le recruteur se présente comme suit : « quel est votre disponibilité, je suis en attente de votre réponse ». De même, le recruteur peut également poser la question de façon affirmative. À titre illustratif, vous pouvez apercevoir à la fin de l’email « j’aimerais connaître vos disponibilités pour un entretien d’embauche ».
Bien que cette interrogation soit en général anodine, elle est considérée comme l’une des premières étapes sur lesquelles vous serez jugé lors de l’entretien. Pour y répondre, vous devez vous poser les questions essentielles :
- Quelles sont les bonnes manières à adopter pour donner vos disponibilités pour un entretien par mail ?
- Comment pouvez-vous faire bonne impression par ce message ?
Vous devez savoir que donner des disponibilités par mail reste une tâche assez difficile. Vous ne devez en aucun cas le prendre à la légère. La prise au sérieux de cette tâche devient beaucoup plus considérable lorsque votre recruteur est précis et concis. L’entretien peut être effectué en tête à tête, par téléphone ou même via un appel vidéo.
De même, vous devez chercher à savoir si le mail du recruteur s’intéresse à autre chose en dehors de vos disponibilités. En effet, bien que le mail de l’employeur soit basé spécifiquement sur ces dernières, il peut ne pas s’intéresser uniquement à cela. En général, l’entretien se présente comme le moment ou les 2 parties échangent longuement afin d’avoir toutes les informations nécessaires bénéfiques pour chacun d’eux. Cependant, le mail envoyé par le recruteur peut parfois énumérer quelques détails sur les points à aborder lors de l’entretien. Voici donc quelques exemples pouvant vous illustrer :
- Exemple 1 : « donnez-moi quelques détails sur vos aptitudes et précisez ce qui justifie le choix de ce poste » ce message est l’occasion idéale pour le recruteur de faire une vérification sur quelques détails à propos de vos aptitudes.
- Exemple 2 : « êtes-vous dans la région de Monaco ? » ce message est court et précis. Vous ne devez donc pas rédiger un long texte pour y répondre.
Spécifiez vos disponibilités pour un entretien par mail
Pour donner vos disponibilités pour un entretien par mail, vous devez impérativement vous inspirer de celui du recruteur. Pour y arriver, il est impératif de suivre quelques étapes spécifiques. Prime abord, vous devez savoir que le mail de réponse doit impérativement être bref. Vous devez donc être très précis dans vos écrits. Lors de la rédaction du mail de réponse, ayez un esprit courtois, collaboratif et respectueux. En général, les employeurs sont très occupés par plusieurs tâches, notamment les entretiens. Il est donc recommandé d’énumérer 3 à 4 dates à la fois. De cette manière, le recruteur pourra choisir celle qui lui convient. Cependant, il peut arriver que certaines personnes soient déjà occupées par d’autres postes pendant que leurs recruteurs les appellent. Si vous vous retrouvez dans cette situation, alors vous devez garder votre calme. Ne vous précipitez pas à programmer l’entretien, car vous risquez de vous retrouver dans une situation d’indisponibilité.
Voici un modèle de mail de réponse pour un entretien
Bonjour Monsieur/Madame (X)
Je vous présente mes sincères considérations pour l’attention portée à ma candidature
Mes disponibilités se présentent comme suit
- Mardi 8 février 20XX : 15h à 18h30 ;
- Mercredi 9 février 20XX : 9h à 12h30 ;
- Vendredi 11 février 20XX : 12h à 15h
(Options facultatives) vous pouvez poser une question ou écrire une petite phrase prouvant votre intérêt pour ce poste.
Veuillez accepter mes considérations distinguées
Vous pouvez parfaitement reprendre le modèle d’e-mails précédemment énumérés pour donner vos disponibilités à votre recruteur. De plus, il est possible de rédiger une petite phrase afin de montrer l’intérêt porté à ce poste. Le recruteur peut tenir compte de cela pendant l’entretien d’embauche. Par ailleurs, sachez que la phrase facultative énumérée précédemment reste le meilleure lorsque l’entretien d’embauche se fera par téléphone. En parallèle, lorsque le recruteur formule une interrogation dans son mail, c’est précisément à cet endroit que vous devez y répondre.
Après avoir énuméré tous les éléments de réponse dans votre mail, tâchez de relire plusieurs fois ce dernier. Cette pratique permet d’éviter au maximum les fautes d’écriture ou le manque des mots.
Quelles sont les attitudes à avoir pour donner vos disponibilités en anglais ?
Comparativement à la procédure énumérée précédemment, le processus à respecter pour donner les disponibilités en anglais reste le même. Cependant, il est important de savoir que les Anglo-saxons ont tendance à être beaucoup plus précis et plus concis que Les Français. Toutefois, cela ne veut pas dire que vous devez écrire un livre. Voici donc un format à suivre pour donner vos disponibilités par mail :
Hello Mr./Ms. X,
I would like to express my sincere appreciation for the attention you are giving to my application.
My availability is as follows:
– Tuesday, january 15, 20XX: 4:00 pm – 6:30 pm
– Wednesday, january 16, 20XX: 11:30 am – 4:00 pm
– Friday, January 10, 20XX: evening
(Optional) A question or a short sentence to show once again your interest in this position.
Please accept my kindest regards
First and last Name
Pour le modèle anglais, il est important d’être très attentif à la date et à l’heure de vos rendez-vous. Vous devez savoir qu’ils ne sont pas les mêmes en français et en anglais. Pour ce modèle, sachez que le niveau de langue utilisé est pratiquement élémentaire. Il faut donc faire attention à ne pas faire des erreurs d’orthographes et de conjugaison. Pour y ajouter un numéro de téléphone, tâchez de mettre en premier lieu le code téléphonique français (+33) si vous êtes en France et que vous désirez postuler pour un emploi à l’étranger.
Comparativement au message précédent, vous avez la possibilité de l’utiliser lorsqu’il s’agit de donner vos disponibilités pour un entretien par téléphone. Sachez que Les Français qui désirent travailler à l’étranger doivent impérativement mieux s’appliquer dans la langue anglaise. C’est précisément ce qui permettra aux recruteurs de juger leur professionnalisme. En effet, le futur employeur va certainement vérifier si le niveau d’anglais n’est pas trop bas pour réaliser les tâches. C’est la raison pour laquelle vous devez impérativement être prudent lors de la rédaction du mail de disponibilité.
Quelles sont les bonnes manières à adopter pour rédiger un mail confirmant l’entretien ?
Si vous avez eu un retour du recruteur par rapport à votre mail de disponibilité d’entretien, alors vous devez savoir qu’il y a également une réponse à donner. Plus précisément, vous devez lui confirmer que vous êtes tout à fait disponible au moment prévu pour l’entretien.
Prime abord, vous devez savoir que de nombreuses personnes ne jugent pas nécessaire de confirmer le rendez-vous d’entretien. Or, c’est très recommandé de le faire. En envoyant un mail pour la confirmation du programme d’entretien, vous donnerez bonne impression auprès de votre recruteur. Ce dernier saura automatiquement qu’il a affaire avec une personne expérimentée.
Voici donc un modèle de mail pour confirmer l’entretien
Bonjour Monsieur/Madame (X)
J’ai parfaitement pris l’autre de l’entretien prévu pour le 15 janvier à 10h précise.
Cordialement,
Mentionnez votre prénom et nom
L’indicatif de votre pays suivi de votre contact téléphonique
La rédaction d’un mail de confirmation d’entretien ne nécessite pas un temps considérable. Cependant, il est d’une importance capitale de le faire, puisque les 2 parties auront une certitude quant à la tenue de l’entretien. Malgré tous ces efforts, il peut arriver que votre futur employeur ne se rappelle plus d’avoir à tenir un entretien avec vous. Cependant, rassurez-vous, car ces cas sont rares.
Quelles sont les bonnes manières à adopter pour indiquer vos disponibilités par téléphone ?
Contrairement au modèle précédent, vous ne devez pas trop réfléchir. Il suffit juste de prendre votre téléphone et de fait partent à votre recruteur les jours et heures pour lesquels vous êtes disponible. Cependant, vous devez avoir une expression correcte et accessible. En effet, pour indiquer vos disponibilités par téléphone, vous devez commencer par vous présenter correctement. Ensuite, faites-lui savoir les jours et heures où vous êtes disponible. Enfin, vous devez mentionner à la fin de votre appel le jour, l’heure et le lieu convenus pour l’entretien afin d’être sur la même longueur d’onde que votre employeur.
Quelques astuces permettant de répondre à une demande de confirmation pour un entretien
Toute personne invitée à un rendez-vous d’embauche doit impérativement confirmer sa présence à travers un mail. Pour y arriver, elle doit avoir une connaissance digne de ce nom des formules et petits points essentiels à préciser dans la réponse. Pour faire bonne impression, la personne invitée doit impérativement envoyer le mail de confirmation dans 48 h au maximum.
Concernant le contenu du mail de confirmation, vous devez y mettre un maximum d’informations. En premier lieu, tâcher d’y énumérer :
- La date de l’entrevue ;
- L’heure du rendez-vous ;
- Le lieu où se tiendra l’entretien.
Toutes ces informations seront retrouvées dans le mail du recruteur. De même, vous pouvez appeler le nom de l’interlocuteur dans votre mail de confirmation.
En cas d’indisponibilité, comment répondre à un mail d’entretien ?
Aujourd’hui, être programmé pour un entretien d’embauche reste une opportunité ayant une grande ampleur. Ne pas être disponible pour s’y présenter reste une des choses désagréables. Cependant, certaines circonstances peuvent obliger les personnes convoquées à un entretien de ne pas y aller. Toutefois, il faut savoir comment notifier votre indisponibilité au recruteur. De cette manière, vous allez pouvoir garder une bonne image auprès de ce dernier. Si vous prévoyez suspendre où annuler un entretien d’embauche, il est impératif d’avoir un motif valable et bien solide. À titre illustratif, votre absence peut être justifiée par l’obtention d’un poste ailleurs. Cela peut également être dû à un accident, une maladie ou un retard de vol. Faites tout possible pour que votre mail d’indisponibilité parvienne au recruteur dans les meilleurs délais. Vous devez être assez précis et brefs dans votre rédaction. Pour y arriver, commencez par présenter vos excuses. Ensuite, exposer les preuves de votre indisponibilité. Il faut enfin remercier votre recruteur. De cette manière, vous lui montrez le respect absolu.
Que retenir ?
Pour rédiger votre mail de réponse pour donner vos disponibilités pour un entretien, il est impératif d’être simple, courtois et poli. C’est l’une des bonnes manières à adopter pour faire bonne impression auprès du recruteur, puisque ce dernier a certainement en sa possession plusieurs demandes d’emploi. C’est la raison pour laquelle le comportement adéquat à avoir reste l’une des priorités à ne pas négliger.