En matière de transformation numérique, de nombreuses entreprises choisissent de mettre en place des outils de gestion électroniques de documents. Ces outils constituent des pierres angulaires de la dématérialisation et permettent aux structures, une meilleure conduite de leur administration. Ces nouveaux outils sont efficaces et raccourcissent le cycle de traitement des documents. Si vous vous demandez lequel mettre en place alors, optez pour la GED.
Qu’est-ce que la GED ?
La GED, gestion électronique du document est l’opération, qui rassemble des techniques et pratiques nécessaires pour la gestion des différents flux de documents au sein d’une entreprise. C’est un système global informatisé de hiérarchisation, d’appropriation et de stockage ou d’archivage des dossiers. Cette technique est utilisée lorsqu’une entreprise doit numériser un grand nombre de documents papiers, quelles que soient leurs sources, courriers, emails, documents de types Excel, Word ou OpenOffice et autres documents issus de la dématérialisation des processus d’entreprise et des progiciels métier. La GED permet d’optimiser la gestion et l’exploitation des documents par des moyens électroniques spécialisés et performants. Elle centralise les documents vivants et les archives courantes, qu’elle place dans un répertoire numérique central. Ce qui permet d’optimiser leur accès, leur partage et leur diffusion, selon l’usage.
- Quel est l’objectif de la GED ?
La GED a un objectif précis. Elle permet de regrouper l’ensemble des actions et des outils pour structurer les documents de différentes natures et origines et qui sont rattachés aux divers services d’une entreprise. Elle permet également de dématérialiser, de classer de stocker, de rechercher et de diffuser tous types de documents à l’aide de logiciels informatiques.
Les avantages de la GED
- Réduction des couts logistiques
La mise en place d’une solution GED permet de réduire considérablement les couts logistiques inhérents au traitement traditionnel de l’information. Ces couts englobent la consommation d’encre, de papiers et de volume utile d’archive physique.
- Réduction du temps de traitement des documents
Elle permet également la réduction du temps de traitement des documents et augmente le temps de productivité des collaborateurs d’une structure.
- Amélioration du service client
Avec la gestion électronique des documents, une entreprise peut offrir à ses clients, un accès aux documents les concernant. Les clients auront ainsi, la possibilité de consulter les informations, qui leurs seront utiles à tout moment et n’importe où. Mieux, ces derniers peuvent télécharger ou remplir en ligne des formulaires ou des pièces justificatives nécessaires. Ainsi, entre l’entreprise et ses client, l’information circule mieux.
- La sécurisation des informations
En employant la GED, l’entreprise met un terme aux risques de pertes ou de détérioration de documents. Car avec un tel outil, toutes vos informations restent en ligne et accessibles et les risques de pertes sont bannis. C’est l’assurance que tous les documents seront mis à jour de façon simultanée par tous vos collaborateurs.
- Facilité d’archivage
Dès que le cycle de vie d’un document est terminé, vous pouvez l’archiver au sein d’un système d’archivage électronique, afin de le protéger des modifications.
- Optimisation de communication interne
Lorsque vous souhaitez offrir un accès personnalisé des informations à vos collaborateurs, l’usage de la GED est l’une des solutions efficaces. Car cela vous permet et en même temps à collaborateurs de gérer au mieux les droits d’accès, de modification ou de restauration. Ainsi, chacun a accès au bons documents partout et à tout moment. La communication est ainsi facilitée au sein de l’entreprise, réduisant le flux d’informations imprimées en diverses versions au sein des différents services de l’entreprise.
- Un atout écologique
L’utilisation d’une GED est une valeur sûre et une grande avancée vers le zéro papier. Pour la plupart des entreprises aujourd’hui, la protection de l’environnement est un enjeu de taille. Et avec une telle stratégie d’entreprise plus verte, vous pouvez soigner votre image de marque et l’impact de sa consommation sur l’environnement.
Conclusion
La gestion électronique du document est en plein essor et offre une multitude d’avantages, aux entreprises qui la mettent en place. Bien orchestrée, elle s’avère être un véritable atout. Si vous êtes intéressé par sa mise en place, n’hésitez pas à vous référer au site.