Les différentes transactions entre une entreprise, sa clientèle et ses fournisseurs sont prouvées par la facture. Cette dernière pour être établie comme il faut nécessite certaines compétences. C’est dans cette optique et surtout afin de gagner du temps, qu’il est possible pour un bon nombre d’entreprises de dématérialiser la gestion de leurs factures. Il existe bien d’autres avantages liés à cette démarche que cet article vous expose en quelques lignes.
Des bénéfices économiques
La dématérialisation des factures présente en premier lieu un atout économique. Par ce processus vous pouvez assainir beaucoup plus rapidement votre comptabilité. Un bon suivi de vos dépenses, favorise le paiement rapide des salaires aux personnels. De quoi renforcer la productivité des ressources humaines. Les fournisseurs payés à temps apportent une réelle valeur ajoutée à votre entreprise.
Notez qu’habituellement la gestion des factures est l’une des missions du service de comptabilité. De ce fait, il existe de nombreux coût qui sont affiliés à cette tâche, tels que :
- Les frais de papeteries
- Les frais d’envoi par la poste
- La baisse des frais d’entretien de la machine à affranchir.
Ces derniers sont donc supprimés ou réduits de plus de 60%.
Une automatisation du processus de facturation
L’établissement d’une facture demande énormément de temps et est soumis à de nombreux contrôles afin de veiller à sa conformité. Les différentes technologies qui entrent dans le processus de dématérialisation permettent donc une optimisation de tous ses procédés. Cet élément permet de déboucher sur l’avantage de gain du temps.
De manière plus détaillée, le service pourra à l’aide du logiciel, utiliser une imprimante virtuelle capable de ressortir les factures de chaque transaction et de les classer par la suite. Ainsi, il est plus facile de les transmettre aux différentes personnes concernées par mail ou logiciels dédiés.
Toujours dans le but d’automatiser la mise sur pied des factures, de même que leur envoi aux destinataires concernés, il existe de nombreux autres logiciels. Dans ces derniers sont stockés des éléments d’informations comme l’adresse mail de votre boîte et votre numéro SIRET. De quoi faciliter le remplissage des champs lors de l’expédition de la facture.
Sécuriser l’ensemble de vos documents
Tous les envois, comme les réceptions de document sont l’objet d’un suivi strict. De ce fait les TVA collectées ou les impôts perçus sont observables depuis la ¨Piste d’Audit. Habituellement dans le but de rendre plus fluide les échanges, l’entreprise en question dispose d’une plateforme. Via cette dernière les documents et fichiers importants sont transmis entre collaborateurs. Les hébergeurs de données de ces plateformes sont un excellent moyen de conservation de toutes vos données. Régulièrement mise à jour avec une sécurité de pointe, contre les antivirus, vous pouvez aisément retrouver une preuve de facture depuis n’importe quel échange.
À travers la dématérialisation des factures, notez qu’il est plus facile de procéder à un audit. Et cela à n’importe quel moment dans le but de préserver convenablement votre patrimoine documentaire. Grâce à ce moyen, il est plus rapide de se conformer aux prescriptions de la loi sur la modernisation de l’économie et des ordonnances. Cette loi stipule que toutes les factures doivent être émises électroniquement à l’État dans un délai fixé par celui-ci