Avec l’apparition des programmes de gestion d’entreprise, les documents papier sont entrain de perdre leur valeur peu à peu. Grâce aux coffres-forts électroniques, vous pouvez recevoir et garder vos informations de manière sécurisée et plus durable. Arkevia, un logiciel de gestion d’entreprise vous permet de stocker vos documents professionnels et même personnels en lieu sûr. Ce logiciel qui est de plus en plus utilisé dans les entreprises mérite une présentation, afin de permettre à tout le monde d’en savoir davantage. Découvrez tout sur ce coffre-fort électronique.
Présentation de Arkevia
Arkevia un coffre-fort électronique pour les salariés et pour les chefs d’entreprise. Il permet à ces derniers de conserver les documents importants dans un lieu sûr et de façon durable. Le logiciel Arkevia a été conçu par le groupe Cegedim. Grâce aux compétences de ce groupe, le programme dispose d’une sécurité haut de gamme et assure un échange de données entre des utilisateurs connectés. C’est un coffre-fort très fiable que tout chef d’entreprise devrait avoir au sein de son entreprise.
Fonctionnement d’Arkevia
Arkevia fonctionne sur deux côtés. Le côté de l’employeur et celui de l’employé. Plus de détail pour vous sur le fonctionnement de chaque côté.
Le côté de l’employeur
Dans une entreprise, il existe des documents que seul le chef d’entreprise possède. Il peut donc déplacer ces documents dans un coffre-fort électronique pour être sûr qu’ils ne tomberont pas dans d’autres mains. Et avec Arkevia, seul le chef aura accès à ce qu’il dépose puisqu’il est hautement sécurisé.
Du côté de l’employé
Chaque fois que le chef d’entreprise partage des documents via Arkevia à ses collaborateurs, ils reçoivent chacun un mail, qui leur notifie et les invite à consulter le coffre-fort. Pour optimiser la gestion des documents reçus, Arkevia a créé des répertoires. Néanmoins, seul le salarié décide du format sur lequel il souhaite recevoir ses fichiers auprès de son chef, 30 jours au plus tard avant son arrivé.
Les avantages d’Arkevia pour l’entreprise
Arkevia présente de nombreux avantages parmi lesquels nous pouvons citer :
L’archivage à valeur probante
Les documents déposés sur le logiciel Arkevia sont tous une valeur juridique et ceci grâce au signe électronique fait par les utilisateurs.
Une protection maximale des documents
Arkevia assure une sécurité complète de tous les documents que vous stockez chez lui. Vous n’avez donc pas à vous en faire puisque vos fichiers, factures et autres seront en parfaite sécurité. Plus de perte ni de vol avec ce moyen.
Une optimisation des tâches et un gain de temps
Les RH m’imprimeront plus les documents à partager avec vos collaborateurs. Cela permet de gagner plus de temps.
Une meilleure image
L’utilisation de Arkevia pour partager des données au sein de votre entreprise donne une bonne image de vous et de votre entreprise, car vous êtes au cœur de l’innovation.
De nombreuses fonctionnalités
Avec Arkevia, vous pouvez choisir le format sur lequel votre facture doit être reçue. Par exemple vous pouvez le recevoir en format PDF et signé. Vous pouvez dans le même temps annexer les documents en format PDF.
Comment me connecter à mon myarkevia ?
La procédure pour vous connecter à votre compte myarkevia n’est rien d’autre qu’un simple jeu. Il vous suffit de suivre les étapes indiquées, de les appliquer et les fois à venir vous vous connecterez sans les lire.
- Il faut que vous vous rendiez dans un premier temps sur la page de connexion de myarkevia
- Ensuite, taper les informations demandées : nom d’utilisateur et le mot de passe. Ces informations vous seront données à l’inscription. Cependant, pour des raisons de sécurité, vous devez les modifier dès votre inscription.
- Dès que vous mettez les informations, vous serez directement redirigé à votre espace de travail et quelques instants plus tard l’écran de connexion se présentera à vous
- Si en suivant ces étapes vous ne réussissez pas à vous connecter, l’assistance se met à votre entière disposition pour vous aider.
Lorsqu’il arrive que les utilisateurs oublient le mot de passe qu’ils ont eu même modifié, il leur est demandé de saisir leur adresse mail utilisée à la création ainsi que leur SIREN. L’assistance vous enverra un nouvel identifiant et un nouveau mot de passe.
Consulter vos documents RH en quelques étapes
Avant toute chose, tous les utilisateurs devraient savoir que la plateforme de Arkevia est uniquement accessible en ligne. Dons seuls votre ordinateur, votre tablette ou votre smartphone vous donneront accès à Arkevia. Pour son utilisateur, qui est quand même simple, voici comment vous pourrez le consulter en quelques étapes :
- Allez sur la page de connexion myarkevia en cliquant sur le lien du site officiel ou en le tapant
- Suivez à la lettre les étapes mentionnées en haut pour avoir accès à votre espace de travail
- Consultez vos documents.
En suivant ces étapes, il vous sera facile d’avoir accès à votre espace de travail.